Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") md. 10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, Medyapin® OS dijital ekran ve mağaza içi deneyim platformu ile Medyapin.com internet sitesi kapsamında işlenen kişisel verileriniz hakkında sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Medyapin® ve Medyapin.com, SMARTLABS MEDYA TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ'nın tescilli markalarıdır.

1. Veri Sorumlusu

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda bilgileri yer alan şirket tarafından işlenmektedir:

• Unvan: SMARTLABS MEDYA TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ
• MERSİS No: [Doldurulmalı: MERSİS numarası]
• Adres: REŞİTPAŞA MAH. DENİZBANK SİTESİ SOK. NO:20 SARIYER İSTANBUL
• KEP Adresi: [Doldurulmalı: KEP adresi]
• E-posta: info@smartlabs.com.tr
• Telefon: 08502593666
• VERBİS Kayıt No: [Doldurulmalı: VERBİS kayıt numarası]

1.1. Veri sorumlusu ve veri işleyen ayrımı

Müşterilerimizin platforma yüklediği içerikler (görsel, video, metin vb.) ile müşterilerimizin kendi çalışanları, ziyaretçileri veya son kullanıcılarına ilişkin olarak platform içinde işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu ilgili müşterinin kendisidir; SMARTLABS MEDYA TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ bu verileri yalnızca müşterinin talimatları doğrultusunda veri işleyen sıfatıyla işler. Bu ilişkinin koşulları Veri İşleme Sözleşmesi'nde düzenlenmiştir. Bu tür verilere ilişkin talepleriniz için öncelikle ilgili müşteriye (veri sorumlusuna) başvurmanız gerekmektedir.

Kendi altyapısında kurulu (on-premise) çözüm kullanan müşterilerimizin verileri, müşterinin kendi sunucularında barındırılır ve SMARTLABS MEDYA TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ'nın erişimine açık değildir.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Bu Aydınlatma Metni; müşterilerimizin platform hesabı bulunan çalışanlarını (panel kullanıcıları), müşterilerimizin yetkilileri ve irtibat kişilerini, başvuru (onboarding) formunu dolduran potansiyel müşterileri ve internet sitemizi ziyaret eden kişileri kapsar. Dijital ekranları izleyen veya önünden geçen kişiler kimliklendirilmez.

• Kimlik ve iletişim: ad, soyad, unvan/görev, e-posta adresi, telefon numarası (paylaşılması halinde).
• Müşteri işlem: şirket unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, fatura adresi, abonelik, sipariş, ödeme ve fatura kayıtları, destek talepleri ve yazışmalar.
• İşlem güvenliği: parolanın geri döndürülemez biçimde özetlenmiş (hash) hali — parolalar hiçbir zaman açık metin olarak saklanmaz —, oturum kayıtları, çok faktörlü doğrulama (MFA) bilgileri, IP adresi, tarayıcı/cihaz bilgisi (user agent), yönetimsel işlemlere ait denetim (audit) kayıtları.
• Hukuki işlem ve onay kayıtları: kabul edilen yasal metnin türü ve sürümü, kabul tarihi ve saati, IP adresi ve tarayıcı bilgisi.
• Pazarlama: yalnızca açık rızanız ve ticari elektronik ileti izniniz bulunması halinde, iletişim tercihleriniz ve ileti etkileşim bilgileri.
• Cihaz ve filo verileri: oynatıcı cihazların tanımlayıcıları, konum/şube eşleştirmeleri, çalışma durumu, yayın kanıtı (proof-of-play) toplu verileri ve politika ile kontrol edilen ekran görüntüleri. Bu veriler esas olarak müşteri kuruluşa ilişkindir; bir gerçek kişiyle ilişkilendirilebildiği ölçüde kişisel veri olarak değerlendirilir.

2.1. Algılama (sensing) özellikleri

Vision Edge kamera özellikleri uç cihaz üzerinde çalışır; yüz tanıma yoluyla kimlik tespiti yapılmaz ve varsayılan olarak ham video veya ses buluta aktarılmaz ya da saklanmaz. Buluta yalnızca olay ve toplu (aggregate) veriler iletilir. Listen (mikrofon) özelliği uç cihazda ses parmak izi yöntemiyle çalışır; ham ses saklanmaz. Demografik tahmin veya varlık takibi hiçbir zaman varsayılan olarak etkin değildir; bu tür bir işleme ancak ayrı bir onay ve hukuki değerlendirme sonrasında söz konusu olabilir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

1. Üyelik ve platform hesabının oluşturulması, kimlik doğrulama ve yetkilendirme süreçlerinin yürütülmesi,
2. Abonelik sözleşmesinin kurulması ve ifası, hizmetin sunulması, oynatıcı cihazların yönetimi ve içerik yayınının sağlanması,
3. Faturalandırma, ödeme ve tahsilat süreçlerinin yürütülmesi,
4. Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, yetkisiz erişim ve kötüye kullanımın önlenmesi, denetim kayıtlarının tutulması,
5. Müşteri destek, talep ve şikâyet süreçlerinin yönetilmesi,
6. Yasal metinlerin kabulüne ilişkin ispat kayıtlarının oluşturulması,
7. Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin (vergi, ticaret, elektronik ticaret mevzuatı vb.) yerine getirilmesi ve yetkili kurumlara bilgi verilmesi,
8. Hukuki uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması ve korunması,
9. Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve iyileştirilmesi,
10. Açık rızanızın bulunması halinde, ürün ve hizmetlerimize ilişkin tanıtım ve pazarlama iletilerinin gönderilmesi.

4. Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz KVKK md. 5 kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (md. 5/2-a): 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamındaki kayıt ve saklama yükümlülükleri.
• Sözleşmenin kurulması veya ifası (md. 5/2-c): hesap oluşturma, abonelik, hizmet sunumu, faturalandırma ve destek süreçleri.
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (md. 5/2-ç): fatura ve ticari defter kayıtları, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri, yasal metin onay kayıtları.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e): uyuşmazlık ve ispat süreçleri, denetim kayıtlarının saklanması.
• Meşru menfaat (md. 5/2-f): bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi, hizmetin iyileştirilmesi; temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla.
• Açık rıza (md. 5/1): yalnızca pazarlama amaçlı ticari elektronik ileti gönderimi ve bu amaçla iletişim verilerinin işlenmesi için. Ayrıntılar için Açık Rıza Metni'ne bakınız.

5. Toplama Yöntemi

Kişisel verileriniz; internet sitemiz, başvuru (onboarding) formu, Medyapin® OS yönetim paneli, oynatıcı uygulamaları, e-posta ve destek kanalları aracılığıyla, kısmen veya tamamen otomatik yollarla ve elektronik ortamda toplanmaktadır. Çerezler ve benzeri teknolojiler hakkında bilgi için Çerez Politikası'na bakınız.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

6.1. Yurt içine aktarım

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK md. 8 uyarınca aşağıdaki alıcılara aktarılabilir:

• Kart ile ödeme işlemleri için iyzi Ödeme ve Elektronik Para Hizmetleri A.Ş. (iyzico). Tam kart numaraları SMARTLABS MEDYA TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ tarafından saklanmaz; yalnızca ödeme kuruluşunun sağladığı bir belirteç (token) tutulur.
• Muhasebe ve mali müşavirlik hizmeti alınan kişi veya kuruluşlar,
• Hukuk danışmanları ve bağımsız denetçiler,
• Talep halinde, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlar.

6.2. Yurt dışına aktarım

Yurt dışına aktarım, 7499 sayılı Kanun ile değişik ve 1 Haziran 2024 tarihinden itibaren yürürlükte olan KVKK md. 9 hükümlerine uygun olarak yapılır. Buna göre aktarım; öncelikle hakkında yeterlilik kararı bulunan ülkelere, yeterlilik kararı bulunmaması halinde uygun güvencelerden birinin sağlanması koşuluyla (Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmenin imzalanması ve imzadan itibaren 5 iş günü içinde Kurul'a bildirilmesi, bağlayıcı şirket kuralları veya yazılı taahhütname ve Kurul izni), bunların da mümkün olmaması halinde ise md. 9/6'da sayılan arızi aktarım hallerinden birine dayanılarak gerçekleştirilir.

Mevcut durumda yurt dışına aktarım içeren işlemler şunlardır:

• Model Studio: Müşterilerimizin Vision model eğitimi amacıyla yüklediği ürün görselleri, Google Cloud (Vertex AI ve Cloud Storage) altyapısında europe-west4 (Hollanda) bölgesinde işlenir. Bu görseller kural olarak kişisel veri içermemelidir; içermesi halinde aktarım yukarıdaki güvencelere tabi olacaktır.
• Barındırma ve bulut altyapısı: Varsayılan veri bölgesi Avrupa Birliği'dir. [Yayımlamadan önce barındırma sağlayıcısı ve veri merkezi konumu yazılmalıdır]
• İşlemsel e-posta gönderimi: [Yayımlamadan önce e-posta hizmet sağlayıcısı ve veri işleme konumu yazılmalıdır]
• [Yayımlamadan önce her yurt dışı aktarım için dayanılan md. 9 güvencesi (standart sözleşme vb.) ve Kurul'a bildirim tarihi yazılmalıdır]

7. Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır; sürenin sona ermesiyle silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Başlıca varsayılan süreler şunlardır:

• Hesap verileri: abonelik süresince ve sona ermesinden itibaren yasal zamanaşımı süreleri boyunca,
• Ticari defter, fatura ve belgeler: 6102 sayılı TTK md. 82 uyarınca 10 yıl (213 sayılı VUK md. 253 kapsamındaki saklama süresi bu süre içinde karşılanır),
• Denetim (audit) kayıtları: yaklaşık 7 yıl (2555 gün),
• Yayın kanıtı kayıtları: sözleşmesel süre boyunca, varsayılan olarak yaklaşık 7 yıl,
• Ham telemetri: 30 gün,
• Ekran görüntüleri: 90 gün,
• Ham kamera görüntüsü ve ses: saklanmaz (0 gün),
• Yasal metin onay kayıtları: ilgili ilişki süresince ve zamanaşımı süreleri boyunca,
• Pazarlama izinleri: izin geri alınana kadar; geri alma kaydı mevzuatın öngördüğü süre boyunca.

Müşteri kuruluşlar, yönetim panelindeki Ayarlar → Gizlilik ve KVKK bölümünden kullanıcı silme (anonimleştirme) ve kuruluş verisi dışa aktarma işlemlerini gerçekleştirebilir.

8. İlgili Kişinin Hakları

KVKK md. 11 uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. KVKK md. 7'de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

9. Başvuru Yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca:

• REŞİTPAŞA MAH. DENİZBANK SİTESİ SOK. NO:20 SARIYER İSTANBUL adresine yazılı olarak (ıslak imzalı dilekçe ile),
• [Doldurulmalı: KEP adresi] adresine kayıtlı elektronik posta (KEP) yoluyla,
• güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış olarak info@smartlabs.com.tr adresine,
• daha önce tarafımıza bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden info@smartlabs.com.tr adresine

iletebilirsiniz. Başvurunuzda ad, soyad, (Türk vatandaşları için) T.C. kimlik numarası veya (yabancılar için) uyruk ve pasaport/kimlik numarası, tebligata esas adres, varsa bildirime esas e-posta veya telefon numarası ile talep konusunun bulunması gerekir.

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde, KVKK md. 14 uyarınca cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

10. VERBİS

SMARTLABS MEDYA TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ, Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) [Doldurulmalı: VERBİS kayıt numarası] numarası ile kayıtlıdır. [Yayımlamadan önce VERBİS kayıt yükümlülüğü ve kayıt durumu teyit edilmelidir]

11. Diğer Metinler ve Güncellemeler

Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin daha geniş bilgi için Gizlilik Politikası'nı, hizmet koşulları için Kullanım Koşulları'nı inceleyebilirsiniz. Bu Aydınlatma Metni sürümlendirilerek güncellenebilir; güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır.